如何用无纸化会议改善你的会议体验？

朋友是一家大公司的会务秘书，经常要组织大型会议，提到开会，她抱怨颇多，会务准备繁琐、会议过程中麻烦多多、会议后的会议纪要让人头疼，她说：你能想象一次打印一万张会议材料是什么体验吗？你能想象会议中大家七嘴八舌而你要记住每个人的发言，一刻也不敢放松，是什么体验吗？我说，我能理解。作为一个对中国式会议有一定研究的人，我认为，会议体验不佳的原因有如下几点。

　　首先，从会议组织者的角度来看：一是会议前期准备复杂，会议地点、会议场所安排、会议议程、会议设备等等，更头痛的是会议资料的打印和销毁，如果是大型会议，讨论事项多，那堆积如山的会议资料光打印就很耗时，会议结束后销毁这些资料则更麻烦；二是会议过程中麻烦事多，比如会议发言如何控制？会议表决如何快速形成结果？会议氛围如何维持？三是会议后的会议纪要让人头疼，很多人都发表了意见和建议，如何将他们的内容快速汇总，形成公开项、执行项，很考验会议组织者的功底和会议投入程度。

　　其次，从会议参与者的角度来看：一是会议参与度不佳。尤其是大型会议，因为反光或距离太远，坐在后排的人根本看不清会议大屏上的内容；二是会议材料繁多，不便于阅读。面对一大叠会议材料摆在面前，阅读体验十分不好；三是会议效率低，冗长让人疲倦。

　　上面的诸多原因，普遍存在。怎么才能改善你的会议体验呢？康拓普无纸化会议系统从科技的角度给你一个解决方案。

　　无纸化会议，就是会议全过程的电子化，它把会议从传统的纸质会议，转化成以平板电脑、智能手机为载体的数字化、移动化的多媒体会议，利用智能手机、平板电脑的便携性，实现了会议的移动化和便捷化。

　　一、无纸化会议，能大幅改善会议组织者的体验。

　　使用无纸化会议系统，在会议前，会议组织者可以在后台编辑会务安排信息，一键发布给与会者；可以把电子会议资料上传到系统，免去打印和销毁的麻烦；会议中，可以通过会议主讲功能，有序安排与会人发言；通过会议同屏功能，让其它与会者认真倾听别人的发言；通过电子投票功能，可以快速实现表决，自动统计票数，形成结论。会议后，会议纪要一键导出，会议状态随时停用，十分省心。

　　二、无纸化会议，能大幅改善与会者的体验。

　　会议过程中，人手一台平板会议设备，不用看大屏，也能随时了解会议的内容和进度；系统自带的电子阅读功能，大纲视图、缩略图、智能定位阅读进度等，让每个与会者阅读起来非常方便，还可以随时添加批注、书签、评论、截图，这些信息可随文档导出，既为没有发言机会的与会者提供了表达观点和意见的渠道，也为会后会议纪要整理或者分析提供支持，使得整个会议更加高效。