如何以更低成本采购无纸化会议系统

在低碳环保理念深入人心的当下，不少企业开始追求会议模式的无纸化，不但省时省力，更重要的是省去纸张和油墨的耗费，绿色环保，节省印刷和会务方面的成本。

　　但为了实现向无纸化会议的过渡，企业往往在会议室内安装升降式无纸化会议系统。升降式无纸化会议系统采用软硬件捆绑的形式，其中硬件部分——升降式大型触摸屏等多个设备价格不菲，让企业不得不消耗大量成本在采购上。

　　如何以更低的成本采购无纸化会议系统，成功实现无纸化会议的过渡转型，成为所有企业关心的问题。

　　会议同文系统是一种简化会议文件分发、方便会议文件阅读、提高会议效率的无纸化会议软件。无专用硬件设备支持，在手机、平板等多个移动设备端兼容。其设计功能有助于节省时间、提高效率，并增强各类会议如企业高管会议、政府管理会议、上市公司董事会决策的有效性和安全性。功能通常包括会议通知、会议议程下发、查看会议文件、会议文件批注、电子投票、签署、任务分配、文件存储以及会议记录的产生等。

　　会议同文系统是当前企业管理层和政府管理机构的必备工具，相比升降式无纸化会议系统更受企业青睐。下面就从“采购成本”的方向，一起讨论会议同文系统如此受欢迎的原因。

　　一、会议室相关设备配套成本低

　　从会议室配套成本来看，升降式无纸化会议系统成本高昂——其设备终端大多为触摸屏显示设备，升降或嵌入会议桌内，需要根据会议桌尺寸定制。会议同文系统则无需专用硬件支持，无需对会议室改造，只要在自己的手机、平板或者电脑等移动设备上下载并安装软件，就能够实现无纸化会议，因而成本也更低。

　　二、升级改造成本低

　　触摸屏的技术和屏幕尺寸随着时间的推移，可能不再满足企业发展要求，升级触摸屏则必须整个终端更换，改造成本高昂。企业如果没有更新，会议硬件设备将逐渐被淘汰甚至弃用。会议同文系统中，可以及时为用户更新升级任何新技术或者新功能，更换硬件也只是购置新的移动设备即可，非常方便。

　　三、人力成本低

　　由于升降式无纸化会议系统固定于会议室内，不具备可移动的灵活性，参会人员如果在会后想要查找会议文件，需要用硬盘等移动存储器来拷贝，或者会议组织者在会后通过邮件等方式发放会议文件。不但增加了会议组织者的工作量，对与会者造成诸多不便，而且会后发放的会议文件无法记录参会人员在会前会中所做的批注。

　　会议同文系统在这一层面上就能充分地发挥其可移动的优势，会议组织者只需在会前通过软件向参会人员发送会议文件，参会人员可以于会前、会中在电子版会议文件上做批注，会后随时登录软件浏览过往会议文件及文件批注，也可以一键导出，十分方便！

　　会前会后同文系统，作为会议同文系统的领军品牌，深耕行业领域多年，凭借CMMI5级研发团队，打造出涵盖会前、会中、会后全流程的企业会议无纸化解决方案。无需专用硬件支持，在手机、平板等移动设备上就能实现无纸化会议。灵活简单易学，大大地提高了会议的效率和安全性，多年来屡获全球嘉奖，闻名业内。